Kies uw taal

Bewaarplicht administratie

Het is een vraag die in vrijwel iedere onderneming wel gesteld wordt: hoe lang moet ik de administratie bewaren? Of het nu gaat om een administratie voor een eenmanszaak of een MKB administratie, voor alle werknemers, werkgevers en voor de Belastingdienst is het belangrijk dat de administratie 7 jaar wordt bewaard. Dit is tevens de wettelijke fiscale bewaartermijn waarbinnen de Belastingdienst de gegevens kan opvragen.

Bewaartermijn administratie

Voor alle basisgegevens van de administratie geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Hieronder vallen de volgende onderdelen:

  • Grootboek
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Loonadministratie

Let er wel op dat een bewaartermijn van 7 jaar betekent, dat u de gegevens aan het einde van het betreffende boekjaar nog 7 jaar moet bewaren. Het is dus niet zo dat u de gegevens 7 jaar moet bewaren na de transactiedatum.

Ook als u de administratie uitbesteed aan een administratiekantoor of een andere derde partij dan blijft de bewaarplicht van 7 jaar bestaan.

Uitzonderingen bewaarplicht administratie

Op de standaard bewaartermijn van de Belastingdienst van 7 jaar zijn een aantal uitzonderingen waardoor de bewaartermijn langer of korter kan worden. Gegevens van onroerende zaken moeten 10 jaar bewaard blijven. En wanneer u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert, moet u ook 10 jaar de administratie bewaren.

Voor overige gegevens, die niet onder de bovengenoemde basis gegevens vallen, kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar.

Bewaartermijn kilometerregistratie

Beschikt u over een auto van de zaak en kiest u ervoor geen bijtelling te betalen, dan mag u op jaarbasis maximaal 500 kilometer met de auto van de zaak privé rijden en dient u een sluitende kilometerregistratie bij te houden. Als u een digitale  kilometerregistratie  bijhoudt door middel van een kilometerregistratiesysteem  is het bewaren van de gegevens gemakkelijk. De kilometerregistratie wordt in de meeste gevallen online opgeslagen of in een softwareprogramma dat de mogelijkheid geeft de gegevens te downloaden. Vervolgens kunt u de gegevens opslaan en heeft u deze beschikbaar indien de Belastingdienst hierom vraagt. Vraag goed na wat de bewaartermijn is van de leverancier van het kilometerregistratiesysteem, zodat u de gegevens tijdig downloadt.

Bewaarplicht in strijd met AVG

Sinds de introductie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is er veel veranderd op het gebied van privacyrechten. Hierdoor kunnen regels uit de AVG in strijd zijn met de standaard bewaartermijn voor de administratie vanuit de belasting wetgeving. Als algemene regel kan worden gehanteerd dat u de regels vanuit de Belastingdienst, prevaleren boven de bewaartermijn zoals opgenomen in de AVG. Echter dit geldt alleen voor het bedrijf dat de belasting verplichting heeft. Als voorbeeld nemen we de kilometerregistratie. Hierin staan persoonsgegevens, waardoor leveranciers van kilometerregistratiesystemen de kilometerregistratie maximaal 2 jaar mogen bewaren op hun servers. Immers de leverancier van het rittenregistratiesysteem heeft helemaal geen plicht vanuit de belastingwetgeving om de gegevens langer te bewaren. Dit heeft slechts het bedrijf waar de medewerkers werken die een rittenregistratiesysteem in hun auto hebben.

Leveranciers van rittenregistratiesystemen mogen de gegevens dus maar maximaal 2 jaar bewaren. Dit is 2 jaar na de gereden rit, en niet 2 jaar na einde boekjaar. Daarna moeten gegevens automatisch verwijderd worden. Houd er daarom rekening mee dat u de kilometerregistratie regelmatig downloadt en opslaat op uw computer, zodat u deze zelf wel 7 jaar bij de boekhouding kunt bewaren.

Er zijn ook leveranciers die de mogelijkheid aanbieden om de gegevens 7 jaar voor u te bewaren. Deze mogelijk is echter in strijd met de AVG en biedt TrackJack daarom ook niet meer aan.

Wat als ik niet kan voldoen aan de bewaartermijn?

We lezen regelmatig in het nieuws over boetes en naheffingen bij een foute of onjuiste kilometerregistratie. Als u niet voldoet aan de bewaarplicht van 7 jaar en dus geen gegevens kunt aanleveren binnen de bewaartermijn van de Belastingdienst, lopen de boetes hoog op. Dit kan oplopen tot € 5.278 met daar bovenop nog een vergrijpboete in het geval van opzet of grove schuld.

Partners

Deutsche-telekom
Keurmerk-rittenregistratie
VZR
Intermax
ikwordzzper
Belastingdienst
Informer
MTC
ZZP-Nederland

close
De websites van TrackJack maken gebruik van cookies. Door gebruik te maken van de websites stemt u in met het plaatsen van deze cookies. Meer info Sluit melding