Die Frage, ob Fahrzeugdaten direkt von den Autoherstellern zur Fahrtenaufzeichnung genutzt werden können, stellt sich immer häufiger. Diese Entwicklung ist zwar interessant, doch die Praxis zeigt, dass diese Daten derzeit noch nicht die Anforderungen an eine zuverlässige und steuerlich vorschriftsmäßiges Kilometerprotokoll.

Wir listen die wichtigsten Punkte auf, die zu beachten sind.

1. Ist das Fahrtenbuch mit den Werksdaten vollständig und aussagekräftig?

Nein. In vielen Fällen fehlen wichtige Daten wie die genauen Start- und Zielorte. Auch die Kilometerstände werden mitunter verspätet oder unvollständig übermittelt. Dies genügt nicht für ein vollständiges Dokumentationssystem gemäß den Anforderungen der Steuer- und Zollverwaltung.

2. Ist die Qualität der Daten konsistent?

Derzeit nicht. Automobilhersteller verwenden unterschiedliche Systeme, Formate und Frequenzen. Dies führt zu einem schwankenden und unvorhersehbaren Datenbild und erschwert die Erstellung verlässlicher Berichte.

3. Sind die Daten in Echtzeit verfügbar?

Oft nicht. Zwischen dem Zeitpunkt der Fahrt und der Verfügbarkeit der Daten kann eine Verzögerung auftreten. Für eine genaue Fahrtenaufzeichnung ist die sofortige Verfügbarkeit jedoch unerlässlich.

4. Kann die Datenerfassung unterbrochen werden?

Ja. Zum Beispiel aufgrund von Software-Updates oder Änderungen der Benutzereinstellungen. Wenn ein Fahrer (erneut) seine Zustimmung zur Datenweitergabe erteilen muss, kann dies zu Lücken in den Datensätzen führen.

5. Wie sieht es mit den Kosten aus?

Die Verwendung von Fahrzeugdaten der Hersteller kann Kosten pro Fahrzeug verursachen, die sich in der Praxis oft als höher erweisen als bei einer GPS-Lösung, während der Funktionsumfang eingeschränkter ist.

6. Sind alle Funktionen verfügbar, die die Benutzer benötigen?

Nein. Funktionen wie:

• Wechsel zwischen Privat- und Geschäftsleben
• Fahreridentifizierung
• physische Tasten oder App-Integrationen

sind in der Regel nicht (oder nur in begrenztem Umfang) über Werksdaten verfügbar.

7. Wie zuverlässig ist diese Lösung langfristig?

Da die Hersteller diese Daten hauptsächlich aufgrund von Vorschriften zur Verfügung stellen, gibt es derzeit kaum eine Garantie für eine Weiterentwicklung, Einheitlichkeit oder Unterstützung auf dem von Geschäftsanwendern benötigten Niveau.

8. Ist eine Zertifizierung mit Werksdaten möglich?

Derzeit nicht. Für eine qualitätszertifizierte Reiseerfassung ist ein kontrolliertes und nachvollziehbares System erforderlich. Dies ist nur mit einer unabhängigen, speziell für diesen Zweck entwickelten Lösung möglich.

9. Wie steht es mit dem Datenschutz und dem Speicherort der Daten?

Bei Fahrzeugdaten ist nicht immer transparent, wo diese gespeichert oder verarbeitet werden. Mit einer dedizierten GPS-Lösung werden die Daten innerhalb der EU gemäß den DSGVO-Richtlinien verwaltet.

Fazit

Obwohl sich die Fahrzeugdaten der Hersteller ständig weiterentwickeln, sind sie derzeit noch nicht geeignet für eine zuverlässiges und steuerlich vorschriftsmäßiges FahrtenbuchFür Organisationen, die sowohl gegenüber den Steuerbehörden als auch intern nach Gewissheit streben, bietet ein unabhängiger GPS-Tracker derzeit die umfassendste und am besten überprüfbare Lösung.